# Kulüp Toplantı Tutanağı > Öğrenci kulübünün ilk toplantı (başkan seçimi), aylık, dönem sonu ve yıl sonu tutanağını hazır gündem, kararlar ve imza listesiyle oluşturun; PDF/Word indirin. - Adres: https://hesapo.com/kulup-toplanti-tutanagi/ - Kategori: [Öğretmen](https://hesapo.com/kategori/ogretmen/) - Son güncelleme: 2026-10-23 İlk toplantıda seçimin nasıl yapıldığı, gündem maddelerinin dayanakları, karar defteri, yoklama ve imzalar hakkında bilmeniz gerekenleri rehberde toplantı türlerine göre sıraladık. **Kısaca** - Araç kulübün ilk, aylık, dönem sonu ve yıl sonu toplantılarının tutanağını gündem, karar, yoklama ve imza bloklarıyla hazırlar. - Kulüp temsilcisini danışman öğretmen atamaz; Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.4/e'ye göre üyeler kendi aralarından seçer. - İlk toplantıda başkan, başkan yardımcısı ve sekreter seçilir; seçilenlerin adı, sınıfı ve aldığı oy tutanaktaki tabloya yazılır. - Kulüp toplantı tutanağının resmî bir örneği yoktur; yönetmelik yalnız tutanakların sosyal etkinlikler dosyasında bulunmasını ister. Öğrenci kulübünün toplantısını kayda geçirmek için bu araç sana hazır bir tutanak çıkarır. Önce toplantı türünü seçersin: ilk toplantı (seçim), aylık toplantı, 1. dönem sonu ya da yıl sonu toplantısı. Araç o türe uygun gündem maddelerini dayanaklarıyla birlikte getirir, her madde için görüşme metnini ve kararı yazar. Kulüp adı, danışman öğretmen, kulübün mevcudu ve toplantıya katılan sayısı metne kendiliğinden yerleşir. İlk toplantıda seçilen kulüp yönetimi (görev, ad, sınıf, aldığı oy) tabloya girer. Altta yoklama listesi ve imza blokları yer alır. Tutanağı PDF ya da Word (.docx) olarak indirebilir veya yazdırabilirsin; istersen yalnız gündemi ya da yalnız kararları ayrı çıktı olarak alırsın. Kulüp toplantı tutanağının Bakanlıkça belirlenmiş resmî bir örneği yok. Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği tutanakların sosyal etkinlikler dosyasında bulunmasını ister ama biçimini belirlemez. Araçtaki düzen, okulun öğretmenler kurulu ve zümre tutanaklarıyla aynı tutanak motorunu kullanır; böylece kulüp dosyandaki belgeler okulun diğer tutanaklarıyla aynı görünür. Bu sayfadaki bilgiler 4 Ekim 2026 itibarıyla yürürlükteki metinlere dayanır ve bilgilendirme amaçlıdır; okulunun öğretmenler kurulu ve Sosyal Etkinlikler Kurulu kararları esastır. ## Tutanak nasıl hazırlanır? 1. Kulüp kaydı. Okulu, kulüp adını, danışman öğretmenleri ve üyeleri (sınıflarıyla) bir kez girersin. Aynı kayıt sosyal kulüp yıllık planı, kulüp faaliyet raporu ve toplum hizmeti planı araçlarında da kullanılır. 2. Toplantı bilgileri. Toplantının tarihini, saatini ve yerini yaz. 3. Toplantı türü. İlk toplantı, aylık, 1. dönem sonu ya da yıl sonu seçeneklerinden birini seç; gündem buna göre dolar. 4. Gündem ve görüşmeler. Maddeleri silebilir, sırasını değiştirebilir, yeni madde ekleyebilirsin. Görüşme metinlerindeki kulüp adı, danışman öğretmen, üye sayısı ve katılan üye sayısı yerleri kulüp kaydından ve yoklamadan kendiliğinden dolar; metni dilediğin gibi düzeltirsin. 5. Kararlar. Hazır maddelerde önerilen karar metni gelir; kendi kararını yazabilir ya da metni değiştirebilirsin. 6. Yoklama ve imza. Toplantıya gelmeyen üye için "katılmadı", "izinli" ya da "raporlu" seçersin; bu ifade imza yerine yazılır. 7. Çıktı. Önizlemede kontrol et, sonra PDF, Word ya da Yazdır düğmesini kullan. Taslak bu tarayıcıda kaydedilir; aynı bilgisayarda kaldığın yerden devam edebilirsin. ## İlk toplantı ve seçim Yılın ilk kulüp toplantısı, kulübün kendi yönetimini belirlediği toplantıdır. Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği'nin 4. maddesinin (e) bendi kulüp temsilcisini "kulüp üyelerinin kendi aralarından seçtiği öğrenci" olarak tanımlar. Temsilciyi danışman öğretmen atamaz, üyeler seçer. Okul Temelli Sosyal Etkinlikler Eylem Planı Kılavuzu'nun 3.4 bölümü kulüp içi görev dağılımını "başkan, başkan yardımcısı, sekreter vb." diye sayar. 3.3 bölümünde ise danışman öğretmenin görevleri arasında kulüp yönetim ekibinin oluşturulmasına rehberlik etmek yer alır. Sayman bu metinlerde geçmez. Kulüp aidat toplamıyorsa saymana ihtiyaç da yoktur; bazı okullar kermes ya da kampanya yürüten kulüplerde "vb." kapsamında sayman seçer. Bu, okulun kendi uygulamasıdır. Araçta ilk toplantı türünü seçtiğinde gündeme "kulüp başkanı, başkan yardımcısı ve sekreterin seçilmesi" maddesi gelir ve kulüp yönetimi tablosu açılır. Tabloya her görev için seçilen öğrencinin adını, sınıfını ve aldığı oy sayısını yazarsın. Tabloda başkan, başkan yardımcısı, sekreter ve sayman satırları hazır gelir; sayman okul uygulamasıdır, gerekmiyorsa boş bırakırsın. Üye listesinde görevleri yazdıysan "Üye görevlerinden doldur" düğmesi tabloyu doldurur. Çoğu okulda temsilci kulüp başkanıdır; tutanakta "Kulüp Başkanı/Temsilcisi" ifadesinin birlikte kullanılması bu yüzden. Yönetmelik seçimin nasıl yapılacağını ayrıntılı düzenlemez. Okullarda yaygın uygulama, adayların kısaca kendini tanıtması ve üyelerin oylamasıdır. Ben gizli oyu öneririm: küçük kâğıtlara yazılan oylar, özellikle küçük yaştaki öğrencilerde arkadaş baskısını azaltır ve seçimi daha adil yapar. Oyları tutanağa sayıyla yazarsan sonradan "kim kaç oy aldı" sorusunun cevabı da elinde olur. Seçilen temsilcinin bir görevi daha olabilir. Yönetmeliğin 6. maddesine göre Sosyal Etkinlikler Kurulu, müdür ya da müdür yardımcısı başkanlığında 3 danışman öğretmen, kulüp temsilcileri arasından seçilen 2 öğrenci ve 1 veliden oluşur. Kulübünün temsilcisi bu iki öğrenciden biri olmak için aday olabilir. Kurul toplantılarının tutanağı için [kurul ve komisyon tutanağı](https://hesapo.com/kurul-komisyon-tutanagi/) aracını kullanabilirsin. ## Kızılay kulübünün ilk toplantısı için tutanak örneği Bir ortaokulda Kızılay Kulübü'nün danışman öğretmeni, 24.09.2026 saat 15.10'da kütüphanede ilk toplantıyı yapıyor. Kulüp kaydında altı üye var: üçü 6/A, üçü 7/B sınıfından. Herkes geldiği için yoklamada kimseyi işaretlemedim. Aracı şu sırayla doldurdum: 1. Toplantı türü olarak "İlk toplantı (seçim)" seçtim. Gündem kendiliğinden 10 maddeyle doldu; 4. madde "Kulüp yönetiminin (başkan, başkan yardımcısı, sekreter) ve kulüp temsilcisinin seçimi". 2. Kulüp yönetimi tablosuna başkanı 4 oyla, başkan yardımcısını 3 oyla yazdım. Sekreterin oyunu boş bıraktım, sayman satırına hiç dokunmadım. Sınıfları küçük harfle "6/a", "7/b" diye girdim. 3. Karar olarak tek satır yazdım: kulüp başkanlığına seçilen öğrencinin adı. 4. Müdür onayını kapalı bıraktım. Tutanakta bunlar çıktı: | Bölüm | Tutanakta yazan | | --- | --- | | Başlık | KIZILAY KULÜBÜ / İLK TOPLANTI TUTANAĞI | | Katılan üye | 6 / 6 | | 1. madde görüşmesi | "Kızılay Kulübü toplantısı danışman öğretmen … rehberliğinde açıldı. Yapılan yoklamada 6 üyeden 6 üyenin toplantıya katıldığı görüldü." | | Kulüp yönetimi tablosu | Görevi, Adı Soyadı, Sınıfı, Aldığı Oy sütunları; sınıflar "6/A", "7/B" | | Sayman satırı | Ad, sınıf ve oy hücreleri boş bir satır | | Katılan üyeler | 6 satırlık imza listesi, imza sütunu boş | | İmzalar | Kulüp Başkanı / Temsilcisi, Kulüp Sekreteri, Danışman Öğretmen | Görüşme metnindeki 4. madde seçimin nasıl yapıldığını hazır yazıyor: > Kulüp yönetiminde görev almak isteyen öğrenciler kendilerini tanıttı. Üyelerin oylarıyla yapılan seçim sonucunda kulüp yönetimi aşağıdaki gibi oluştu. Kulüp başkanının aynı zamanda kulüp temsilcisi olarak görev yapması kararlaştırıldı. İlk toplantıda araç yönetim tablosundaki adı boş satırları da basıyor. Sayman seçmediysen o satırın "Görevi" alanını boşalt; görev adı boş olan satır tutanağa girmez. Oy sütunu ise tek bir görev için oy girdiğin anda bütün satırlarda açılıyor, sekreterin hücresi bu yüzden boş göründü. Oyları yazacaksan her görev için yaz, yazmayacaksan hiçbirine yazma. İmza blokundaki başkan ve sekreter adları da yönetim tablosundan geldi; tabloyu doğru doldurursan imza yerlerine ayrıca ad yazman gerekmiyor. ## Aylık, dönem sonu ve yıl sonu toplantıları Kılavuz, danışman öğretmene kulüp toplantılarının düzenli yapılmasını sağlama görevi verir (§3.3). İzleme de aylık yapılır ve Sosyal Etkinlik Modülü üzerinden yürür (§6.1). Ayda bir yapılan kısa bir toplantıyla hem yapılanı kayda geçirirsin hem de modüle girilecek bilgiyi toplamış olursun. Aylık toplantının gündeminde genellikle şunlar olur: önceki toplantı kararlarının gözden geçirilmesi, geçen ay yapılan etkinlikler, o ayın belirli gün ve haftaları, yıllık plandaki sıradaki etkinliğin görev dağılımı, dilek ve öneriler. Araç bu maddeleri hazır getirir. 1. dönem sonu toplantısı, birinci dönemin son iki haftasında yapılan dönem değerlendirmesine denk gelir. 2026-2027'de 1. dönem 22 Ocak 2027'de bitiyor. Gündemde dönem boyunca yapılan etkinlikler, yapılamayanlar ve nedenleri, ikinci dönem için planda değişiklik önerileri yer alır. Danışman öğretmen dönem sonu çalışma raporuna rehberlik eder (§3.3). Yıl sonu toplantısı 20-30 Haziran arasındaki 2. dönem değerlendirmesine ve yıl sonu raporuna hazırlıktır. Kılavuzun 6.2 bölümündeki Yıl Sonu İzleme ve Değerlendirme Raporu temalara göre hedef gerçekleşme oranlarını, öğrenci katılım istatistiklerini, karşılaşılan zorlukları ve gelecek yıl önerilerini ister. Toplantıda bu başlıkları öğrencilerle konuşup kararları yazarsan raporu yazmak kolaylaşır. Ders yılı 25 Haziran 2027'de bittiği için yıl sonu toplantısını o tarihten önce yapman gerekir. Belge ve sertifika önerileri de bu toplantıda konuşulabilir; yönetmeliğin 7. maddesi Katılım (EK-1), Başarı (EK-2) ve Teşekkür (EK-3) belgelerini düzenler. ## Gündem maddeleri ve dayanakları Araçtaki hazır gündem maddeleri dayanaklarıyla birlikte gelir. Birkaç örnek: | Gündem maddesi | Dayanak | | --- | --- | | Kulüp yönetiminin seçilmesi | Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.4/e; Kılavuz §3.4 | | Yıllık çalışma planının görüşülmesi | Yönetmelik m.16/g (EK-7/b); Kılavuz §2 | | Belirli gün ve haftaların görüşülmesi | Yönetmelik m.6/5 (dağılım Sosyal Etkinlikler Kurulunca) | | Etkinliklerde güvenlik önlemleri | Kılavuz §2 ve §3.3 | | Gezi planlanması ve veli izni | Yönetmelik m.10 (EK-5) | | Dönem değerlendirmesi | Kılavuz §6.2 | | Toplum hizmeti / sosyal sorumluluk çalışmaları | Yönetmelik m.9; lisede Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.50 | Tutanakta dayanağı ne kadar ayrıntılı anacağın sana kalmış. Birçok okul gündemi sade tutar, dayanağı yalnız görüşme metninde bir kez anar. ## Karar defteri Yönetmeliğin 17. maddesi kulüp temsilcisinin görevlerini sayar: kulüpteki görev dağılımını danışman öğretmene bildirir, yazışmaları yapar, karar defterini tutar ve dokümanları dosyalar. İlkokulda bu işler danışman öğretmenin rehberliğinde yapılır; anaokulu ve özel eğitimde danışman öğretmen yapar. 20. madde ise sosyal etkinlikler dosyasında kulüplerin karar defterinin, evrak dosyasının ve toplantı tutanaklarının bulunacağını söyler. Pratikte iki yol var. Bazı okullar ciltli bir karar defteri tutar ve toplantı kararlarını oraya elle yazar. Bazıları ise her toplantının tutanağını çıkarıp imzalatır ve tutanakları sırayla dosyalayarak karar defteri yerine kullanır. Araçtaki "yalnız kararlar" çıktısı birinci yolda işine yarar: kararları ayrı bir sayfa olarak basıp deftere yapıştırabilir ya da deftere geçirirken kaynak olarak kullanabilirsin. ## Yoklama Tutanağın altında kulüp üyelerinin listesi sınıflarıyla yer alır. Gelen üye imza atar. Gelmeyen üyenin imza yerine "katılmadı", "izinli" ya da "raporlu" yazılır. Açılış maddesindeki üye sayısı kulüp listesinden, katılan üye sayısı ise bu yoklamadan gelir. İmza ve yoklama sütunlu ayrı bir kulüp listesi istersen [sınıf listesi](https://hesapo.com/sinif-listesi/) aracının "Kulüp öğrenci listesi" modunu kullan. ## İmzalar Araç varsayılan olarak üç imza bloğu basar: Kulüp Başkanı/Temsilcisi, Kulüp Sekreteri ve Danışman Öğretmen. İsteğe bağlı olarak en alta okul müdürünün onay bloğu konabilir; bazı okullar kulüp tutanaklarını müdüre "Görüldü" ya da "Uygundur" olarak imzalatır, bazıları imzalatmaz. Resmî örnek olmadığı için bu konuda okul karar verir. ## Sık sorulan sorular ### Kulüp toplantısı ayda kaç kez yapılır? Yönetmelik ya da kılavuz bir sayı vermez. Kılavuz toplantıların düzenli yapılmasını ve izlemenin aylık olmasını ister; okulların çoğu ayda bir toplantı yapar. ### Kulüp başkanı ile kulüp temsilcisi aynı kişi mi? Yönetmelikte "kulüp temsilcisi", kılavuzda "başkan" ifadesi geçer. Okulların çoğunda seçilen başkan temsilci olarak görev yapar. Ayrı kişiler seçmek istersen kulüp yönetimi tablosuna iki görevi ayrı satırlara yaz. ### Sayman seçmek zorunlu mu? Hayır. Kılavuz yalnız başkan, başkan yardımcısı ve sekreteri sayar ve "vb." ile okula esneklik bırakır. Sayman seçimi okulun kendi uygulamasıdır. ### İlkokulda tutanağı kim yazar? Yönetmeliğin 17. maddesine göre ilkokulda temsilcinin görevleri danışman öğretmenin rehberliğinde yürür. Tutanağı danışman hazırlar, kulüp başkanı ve sekreterle birlikte imzalar. ### Kulüp iç yönetmeliği ya da iç tüzüğü hazırlamam gerekir mi? Yürürlükteki yönetmelikte ve 2026 kılavuzunda kulüp iç tüzüğü ya da iç yönergesi hazırlanmasını isteyen bir hüküm yoktur. Okulun böyle bir belge istiyorsa bu, okulun kendi uygulamasıdır. ### Tutanakları nerede saklarım? Yönetmeliğin 20. maddesine göre toplantı tutanakları sosyal etkinlikler dosyasında bulunur. Kulüp dosyana kapak ve içindekiler sayfası için [öğretmen dosyası kapağı](https://hesapo.com/ogretmen-dosyasi-kapagi/) aracını kullanabilirsin. ### Toplantıda alınan kararlar yıllık planı değiştirebilir mi? Kulüp öneride bulunabilir; planın değişmesi danışman öğretmenin müdür onayına sunacağı yeni planla olur. Planı [sosyal kulüp yıllık planı](https://hesapo.com/sosyal-kulup-yillik-plani/) aracında güncelleyebilirsin. ## İlgili araçlar Yılın ilk toplantısında görüşeceğin planı [sosyal kulüp yıllık planı](https://hesapo.com/sosyal-kulup-yillik-plani/) aracıyla, dönem ve yıl sonunda yapılanları [kulüp faaliyet raporu](https://hesapo.com/kulup-faaliyet-raporu/) aracıyla hazırlayabilirsin. Sosyal sorumluluk ve toplum hizmeti çalışmaları için [toplum hizmeti planı](https://hesapo.com/toplum-hizmeti-plani/), öğretmenler kurulu toplantıları için [öğretmenler kurulu tutanağı](https://hesapo.com/ogretmenler-kurulu-tutanagi/) aracı var. Tarihleri [okul takvimi](https://hesapo.com/okul-takvimi/) ve [belirli gün ve haftalar](https://hesapo.com/belirli-gun-ve-haftalar/) sayfalarından kontrol et. Kaynaklar: MEB Eğitim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.4/e, m.6, m.7, m.9, m.10, m.16/g, m.17, m.20 ve ekleri (RG 08.06.2017/30090; ekler RG 18.01.2023/32077); MEB Ortaöğretim Genel Müdürlüğü 10.09.2026 tarihli, E-62517430-821-168622340 sayılı yazı ekindeki Okul Temelli Sosyal Etkinlikler Eylem Planı Kılavuzu §2, §3.3, §3.4, §6.1, §6.2, §9.2; Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.50; MEB 2026-2027 çalışma takvimi. --- Bu metin https://hesapo.com/kulup-toplanti-tutanagi/ sayfasının Markdown sürümüdür (Hesapo). Hesaplayıcı yalnız sayfada çalışır. Atıf için sayfanın adresini kullanın.