# Resmî Yazı Nasıl Yazılır? Sayı, Konu, İlgi ve Ek Kuralları

> Resmî yazı nasıl yazılır? Resmî Yazışma Yönetmeliğine göre sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi ve ek kuralları, örnekler ve sık yapılan hatalar.

- Adres: https://hesapo.com/blog/resmi-yazi-nasil-yazilir/
- Kategori: Öğretmen
- Yayın: 2026-10-05
- Son güncelleme: 2026-10-16

**Kısaca**

- Resmî yazının parçaları sırasıyla başlık, sayı ve tarih, konu, muhatap, ilgi, metin, imza, ek ve dağıtımdır.
- Sayı "E-DETSİS no-dosya planı kodu-kayıt no" biçimindedir; bu kodlar okulun kendine aittir.
- Konu birkaç kelimedir, kelimelerin baş harfleri büyük yazılır ve sonuna noktalama konmaz; ilgi "… tarihli ve … sayılı …" kalıbıyla yazılır.
- Muhatap makamın adıyla ve doğru hitap ekiyle yazılır: "MÜDÜRLÜĞÜNE", "VALİLİĞİNE", "KAYMAKAMLIĞINA".
- Alt makama yazılan yazı "rica ederim", üst ve aynı düzeydeki makama yazılan yazı "arz ederim" ile biter.

Resmî yazı, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'in belirlediği sırayla yazılır: başlık, sayı ve tarih, konu, muhatap, ilgi, metin, imza, ek ve dağıtım. Bir kurumun başka bir kuruma ya da kişiye kurum adına yazdığı her yazı bu kurala uyar. Okulda bunu en çok müdür ve müdür yardımcıları yazar, ama öğretmenden de sık sık bir üst yazı taslağı istenir: bir etkinliği bildirmek, bir listeyi göndermek, bir yazıya cevap vermek. Aşağıda her parçayı sırayla, madde numaralarıyla, örneklerle ve en sık yapılan hatalarla anlatıyorum. Taslağı aşağıdaki araçla hazırlayabilirsin.

[Okul Resmî Yazı ve Üst Yazı Oluşturucu](https://hesapo.com/resmi-yazi-olusturucu/)

## Resmî yazının parçaları sırasıyla

Yazı A4 boyutu dikkate alınarak, Times New Roman 12 ya da Arial 11 puntoyla yazılır (m.6, m.7). Gerekirse yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinde 8 puntoya kadar düşürülebilir. Üst, sol ve sağ kenar boşluğu 1,5 cm'dir; logo kullanılıyorsa üst boşluk 0,5 cm olur (m.8).

En üstte ortalı başlık bulunur. İlk satırda "T.C.", altında idarenin adı büyük harfle, onun altında birim adı yalnız ilk harfleri büyük yazılır (m.10). İl ve ilçe teşkilatında ikinci satıra bağlı olunan mülki idarenin adı yazılır (m.10/3). Bir okul için bu şöyle olur:

> T.C. ……… KAYMAKAMLIĞI ……… Ortaokulu Müdürlüğü

Başlığın son satırından iki satır aşağıda solda sayı, aynı satırın en sağında tarih yer alır. Tarih GG.AA.YYYY biçimindedir: 12.05.2027; ay adı harfle de yazılabilir: 12 Mayıs 2027 (m.12/1). Sayının altında konu, onun altında ortalı muhatap, sonra ilgi, metin, imza, ek ve dağıtım gelir.

## Sayı nasıl yazılır?

Sayı dört parçadan oluşur: belgenin hazırlanma sürecini gösteren harf ("E" elektronik ortam, "Z" zorunlu hâl, "O" olağanüstü durum), DETSİS numarası, standart dosya planı kodu ve kayıt numarası. Parçaların arasına kısa çizgi konur. Yönetmeliğin örneği E-67915368-903.07.02-4752 biçimindedir (m.11). DETSİS numarası okulun idari birim kimlik kodu, dosya planı kodu yazının konusuna göre seçilen standart kod, kayıt numarası da yazının sıra numarasıdır.

Bu kodları başka bir okulun yazısından kopyalamak ya da tahminle yazmak hatadır. Okulunun DETSİS numarasını ve dosya planı kodlarını okul idaresinden öğren. Kayıt numarası belge hazırlanırken elektronik belge yönetim sisteminden alınır (m.11/2); belgenin tarihi de son yetkilinin güvenli elektronik imzasındaki zaman damgasından gelir (m.12/2). Taslakta bu alanları boş bırakabilirsin.

## Konu satırını kısa tut

Konu yazının özünü birkaç kelimeyle verir. Yönetmelik konunun kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna noktalama işareti konmadan yazılmasını, yazı alanının dikey orta hizasını geçmemesini ister (m.13). Sık yapılan hata, konu satırına metnin ilk cümlesini yazmak.

Yanlış: "Konu: Okulumuzda 26 Mayıs günü düzenlenecek olan bilim fuarına ilişkin görevli öğretmen listesinin gönderilmesi hakkında"

Doğru: "Konu: Bilim Fuarı"

Ayrıntı metne aittir. Konu satırı yazının dosyalanmasında ve aranmasında işe yarar; kısa olduğu sürece işini görür.

## Muhatap ve hitap eki

Muhatap, yazının gittiği makamdır; konunun son satırından iki satır aşağıda, ortalı yazılır. Makamın adı büyük harfle ve yönelme ekiyle biter (m.14/2). Ek makamın adına göre değişir: "Müdürlük" "MÜDÜRLÜĞÜNE", "Valilik" "VALİLİĞİNE", "Kaymakamlık" "KAYMAKAMLIĞINA", "Başkanlık" "BAŞKANLIĞINA" olur.

İlçe millî eğitim müdürlüğüne yazarken yönetmeliğin 14. maddesinin beşinci fıkrasına bak: mülki idareye bağlı teşkilatlarda ilk satıra bağlı olunan mülki idarenin adı büyük harfle, ikinci satıra birimin adı ilk harfleri büyük olarak parantez içinde yazılır:

> ……… KAYMAKAMLIĞINA (İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü)

Valiliğe bağlı il millî eğitim müdürlüğü için de aynı düzen geçerlidir: "……… VALİLİĞİNE" ve altında "(İl Millî Eğitim Müdürlüğü)". Yazı birden fazla yere gidiyorsa muhatap satırına "DAĞITIM YERLERİNE" yazılır (m.14/6).

Sık yapılan hatalar şunlar: eki unutmak, her yazıya alışkanlıkla "MÜDÜRLÜĞÜNE" yazıp valiliğe giden yazıda da bunu kullanmak, kişiye yazılan yazıda makamı unutup yalnız adı yazmak. Kişiye yazılan yazıda "Sayın" ibaresinden sonra adın ilk harfi büyük, soyadı tamamen büyük yazılır: "Sayın (Adı) SOYADI" (m.14/3).

## İlgi nasıl yazılır?

İlgi, yazının dayandığı önceki yazıdır. "İlgi:" muhatabın iki satır altına, sola yaslı yazılır. Yönetmeliğin kalıbı "… tarihli ve … sayılı …" biçimindedir ve ilginin sonuna nokta konur (m.15/7). İlgide yazıyı gönderen idarenin adı, tarihi ve sayısı belirtilir; ancak ilgi tutulan yazı muhatabın daha önce gönderdiği bir yazıysa ya da muhataba daha önce gönderilmiş bir yazıysa idare adı yazılmaz (m.15/6). Birden fazla ilgi varsa eski tarihliden başlanarak a), b) diye harflenir (m.15/5).

Yanlış: "İlgi: İlçe Millî Eğitim Müdürlüğünün yazısı."

Doğru (yazı başka bir idareye gidiyorsa): "İlgi: ……… Kaymakamlığının (İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü) 14.04.2027 tarihli ve E-……-…… sayılı yazısı."

Doğru (cevap, yazıyı gönderen müdürlüğe gidiyorsa): "İlgi: 14.04.2027 tarihli ve E-……-…… sayılı yazı."

Tarihi ya da sayıyı eksik yazmak en sık hatadır. Karşı taraf hangi yazıdan söz ettiğini ancak ikisiyle birlikte bulur. Bir velinin dilekçesi ilgi tutulacaksa kalıp "…'ın … tarihli dilekçesi." olur (m.15/9). Metinde ilgiye değinirken "İlgi (a) yazı gereğince" ya da tek ilgide "İlgi yazı gereğince" demek yeterlidir.

## Metin ve kapanış

Metin, ilginin bir satır altından (ilgi yoksa muhatabın iki satır altından) başlar. Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır, metin iki yana yaslanır ve paragraflar arasında boş satır bırakılmaz (m.16/4). Dört ve daha çok haneli sayılar üçlü gruplara noktayla ayrılır: 1.452; kesirler virgülle yazılır: 10.545,72 (m.16/7). Kısaltma kullanacaksan ilk geçtiği yerde açık hâlini yaz, kısaltmayı parantez içine koy (m.16/11). Çok uzun bilgiyi, örneğin bir öğrenci listesini, metne değil eke koy.

Kapanış ibaresi makamlar arasındaki hiyerarşiye göre seçilir (m.16/12):

| Muhatap | Kapanış |
| --- | --- |
| Alt makam | "… rica ederim." |
| Üst ve aynı düzeydeki makam | "… arz ederim." |
| Üst, aynı ve alt makamlara birlikte dağıtımlı | "… arz ve rica ederim." ya da "… arz/rica ederim." |
| Gerçek kişi | "Saygılarımla.", "İyi dileklerimle." ya da "Bilgilerinize sunulur." |

Yalnız bilgi veriyorsan "Bilgilerinize", bir işlem bekliyorsan "Gereğini" dersin: okuldan ilçe millî eğitim müdürlüğüne giden yazı "Gereğini arz ederim." ile, ilçe millî eğitim müdürlüğünden okullara giden yazı alt makama gittiği için "Bilgilerinizi rica ederim." ile biter. Bir okulun başka bir okula yazdığı yazı aynı düzeydeki makama gittiği için "arz ederim" ile biter.

## İmza bölümü

İmza, metnin bitiminden iki ila dört satır boşluk bırakılarak yazı alanının en sağında ortalanır. Adın ilk harfi büyük, soyadı tamamen büyük yazılır; unvan bir alt satıra ilk harfleri büyük olarak gelir (m.17/1-2). Elektronik ortamda yazı güvenli elektronik imzayla imzalanır ve ad soyadın üzerine "e-imzalıdır" gibi bir ibare konmaz (m.17/3). Kâğıt üzerinde zorunlu hâlde imza mavi kalemle atılır (m.17/6). Müdüre vekâleten imzalanan yazıda ikinci satıra "Müdür V." gibi vekâlet ibaresi yazılır (m.17/10).

## Ekleri sayfa sayısıyla yaz

"Ek:" başlığı imzadan sonra, yazı alanının soluna yazılır. Tek ek varsa başlığın sağına; birden fazla ek varsa başlığın altına numaralı olarak yazılır. Eklerin sayfa, adet ya da kişi sayısı parantez içinde belirtilir (m.18/2). Sık yapılan hata, eki yalnız adıyla yazmak.

Yanlış: "Ek: Öğrenci listesi"

Doğru (tek ek): "Ek: Öğrenci Listesi (3 sayfa)"

Doğru (birden fazla ek): "Ek: 1- Öğrenci Listesi (3 sayfa) 2- Veli İzin Belgeleri (24 adet)"

Sayfa sayısı, karşı tarafın eki eksiksiz aldığını kontrol etmesini sağlar. Birden fazla ekte her ekin sağ üst köşesine EK-1, EK-2 yazılır. Ek gönderilmiyorsa "Ek konulmadı" ibaresi yazılır (m.18/5). Ekleri tek dosyada göndermen gerekirse [PDF birleştirme](https://hesapo.com/pdf-birlestirme/) aracını kullanabilirsin.

## Dağıtım ne zaman yazılır?

Yazı birden fazla yere gidiyorsa en altta dağıtım bölümü olur. "Gereği" yazıya göre işlem yapacak yerleri, "Bilgi" yalnız haberdar olacak yerleri gösterir; "Bilgi:" kısmı "Gereği:" ile aynı satırda, yazı alanının ortasına doğru yazılır (m.19/2). Bilgi kısmı yoksa muhataplar doğrudan "Dağıtım:" başlığının altına sıralanır. Yazı tek bir muhataba gidiyorsa dağıtım yazılmaz.

## Resmî yazıyı göndermeden önce kontrol et

Taslak bittiğinde yazıyı bir kez de şu sorularla oku:

1. Başlıkta okulun adı ve bağlı olduğu kaymakamlık ya da valilik doğru mu?
2. Sayı okulun kendi koduyla mı yazıldı, tarih sayıyla aynı satırda mı?
3. Konu birkaç kelimeyi geçiyor mu, sonunda nokta var mı?
4. Muhatap doğru makam mı, hitap eki makamın adına uyuyor mu, ilçe müdürlüğü parantez içinde mi?
5. Her ilginin tarihi ve sayısı yazılı mı?
6. Kapanış cümlesi muhatabın makamına uygun mu, aynı düzeydeki bir okula "rica" yazılmadı mı?
7. İmzalayanın adı ve unvanı doğru mu, soyadı büyük harfle mi?
8. Ekler numaralı ve sayfa sayılı mı, metinde sözü geçen her ek listede var mı?

Bu kontrol iki dakika sürer ve yazının geri dönmesini çoğu zaman önler. Metinde "ekte sunulmuştur" deyip eki listeye yazmamak da sık rastlanan bir eksiktir.

## Dilekçe ile karıştırma

Öğretmen kendi adına bir şey istiyorsa üst yazı değil dilekçe yazar. Dilekçede sayı yoktur, tarih sağ altta imzanın üstünde durur, altında ad soyad ve adres bulunur. Bunun için [öğretmen izin dilekçesi](https://hesapo.com/ogretmen-izin-dilekcesi/) gibi hazır araçlar var. Okul içinde bir yazının personele duyurulması ise ayrı bir iştir; onun için [tebliğ tebellüğ nasıl yapılır](https://hesapo.com/blog/teblig-tebellug-nedir-nasil-yapilir/) yazısına bak.

Aracın bütün alanlarını, biçim kuralları tablosunu ve örnek bir bilim fuarı yazısını [resmî yazı oluşturucu](https://hesapo.com/resmi-yazi-olusturucu/) sayfasında bulabilirsin. Diğer okul belgeleri için [öğretmen yazıları](https://hesapo.com/blog/kategori/ogretmen/) sayfasına bakabilirsin.

Kaynak: Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (9.6.2020 tarihli ve 2646 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı, Resmî Gazete 10.06.2020/31151) m.6-19, [mevzuat.gov.tr](https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=2646&MevzuatTur=21&MevzuatTertip=5).

---

Bu metin https://hesapo.com/blog/resmi-yazi-nasil-yazilir/ sayfasının Markdown sürümüdür (Hesapo). Atıf için sayfanın adresini kullanın.